İletişim kampanyasının orijinal ve etkili planlanması, kampanyanın başarılı olması için tek başına yeterli neden değildir.

Medya planlaması hazırlanırken belirlenmesi gereken öncelikli hususlar kampanyada verilecek olan mesajların doğru seçilmesi ve hedef kitlenin belirlenmesidir. Belirlenecek olan anahtar mesajlar doğrultusunda hedef kitle belirlenir ve planlama hazırlanır.

Doğru ve sağlıklı bir medya planı için sistemli bir medya analizi yapılması gerekmektedir. Asıl amaç, belirlenen hedefler doğrultusunda, doğru hedef kitleye, doğru zamanda ve doğru yerde ulaşılmasını sağlayarak satın alma eylemini gerçekleştirmek veya ürün bilinirliğinin artırılmasını sağlamaktır.

Bir medya planlaması hazırlanırken cevap verilmesi gereken sorular vardır;

Kampanyada verilmek istenen ana mesaj nedir? Hedef kitle (tüketici) kimdir? Hedef kitleye hangi mecralar aracılığı ile ulaşılmalıdır? Hangi zamanda yapılmalıdır? Bütçe nedir? Medya planlaması 6 süreçte gerçekleştirilebilir;

Ürün analizi: İlk aşamada ürün analizi yapılır. Özellikleri nelerdir, hayatımızdaki yeri nedir, ne olabilir, faydaları nelerdir gibi soruların cevapları bulunarak ürün hakkında geniş çaplı bilgilenme çalışması hazırlanır.

Ürün hakkında her detay bilinmelidir. Pazardaki yeri araştırılır. Ürünün giriş, gelişim, büyüme, olgunluk veya düşüş dönemlerinden hangisinde olduğu kampanya iletişimini belirlemek açısından oldukça önemlidir.

Hedef kitle tespiti: Kampanyanın hangi hedef kitleye hitap edeceğini belirlemek ürünün bilinirliğini artırmak açısından oldukça önemlidir. Ürünün özellikleri ile belirlenen hedef kitlenin özellikleri birbiriyle uyuşmalıdır. Bu sebeple hedef kitle çok iyi analiz edilmelidir. Hedef kitle belirlenirken dikkat edilecek iki önemli unsur vardı;

Hedef kitlenin demografik özellikleri; Yaş Cinsiyet Medeni durum Sosyoekonomik düzey Meslek Eğitim Hedef kitlenin psikografik özellikleri; Kişisel ilgi alanları Tüketim alışkanlıkları

Medya araçlarının tercihi ve uygulanacak yöntem: Bu aşama medya planlamasının en kilit noktasıdır. Hedef kitleye doğrudan ulaşılacak medya araçları seçilmelidir. Hangi bölgede hangi kitle hangi iletişim aracını kullanıyor sorularının çok iyi cevaplanması gerekmektedir.

Bu süreçte ilk sürecin etkileri büyüktür. Ürünün hangi dönemde olduğu medya stratejisini oluşturmak ve araçları seçmek açısından önemlidir.

İletişim kampanyasının etkili olmasındaki önemli unsurlardan biri de medya ile ilişkilerdir.

Belirlenen tarih aralıklarında medya bilgilendirmek amaçlı medyaya basın bültenleri gönderilmelidir. Kampanya bilgilendirmesi yapılmalıdır.

Hedeflenen oranların analizi: İletişim kampanyasının ne kadar anlaşılabilir olduğunu gösteren süreçtir. Kampanya boyunca belirli aralıklarla ufak çaplı kamuoyu yoklaması yapılmalıdır.

Bütçe değerlendirmesi: Bütçe değerlendirmesi yapılır. Kampanyanın başarı oranı ile bütçe karşılaştırılır. Kampanya hedeflerine ulaşılıyorsa kurum kampanya dönemini zarar görmeden verimli şekilde geçiriyor demektir.

Raporlama ve değerlendirme; Medya planlamasının son aşamasıdır. Bütün kampanyanın değerlendirme sürecidir. Kampanya boyunca yapılan analizler birleştirilerek kuruma raporlama yapılır. Bu raporlama ile kampanyanın ne kadar başarılı olduğu, nerelerde başarılı olduğu, kimlere ulaşıldığı, hangi döneminde başarısız olunduğu, bütçeye uygun olup olmadığı gibi unsurlar belirlenir. Ortaya çıkan sonuçlar doğrultusunda iletişim kampanyasında düzenlemeler yapılır.